Tahap terdepan dan terpenting dari suatu sistem surveilans dan respons (S-R) ialah deteksi kasus. Deteksi kasus dilakukan oleh anggota masyarakat (e.g., petugas surveilans kelurahan, kader kesehatan, juru pemantau jentik) dan petugas kesehatan di sarana UPK stratum pertama (i.e., PusKesMas, tempat praktek dokter atau bidan swasta, unit rawat jalan rumah sakit). GIGO akan terjadi pada sistem S-R jika mereka tidak mampu atau tidak mau mendeteksi kasus dengan cermat. Mereka seharusnya menggunakan definisi kasus yang baku. Definisi kasus yang digunakan anggota masyarakat lebih sederhana (tergantung kemampuan atau tingkat pendidikan mereka) dibandingkan yang wajib digunakan petugas kesehatan (definisi kasus yang ditetapkan DepKes dan WHO). Kasus yang dilaporkan anggota masyarakat seharusnya dikonfirmasi petugas kesehatan Puskesmas dan kasus yang dilaporkan petugas kesehatan seharusnya dikonfirmasi secara laboratoris (jika dituntut oleh definisi kasus). Untuk mengatasi kemampuan dan kemauan yang beragam dari pelaksana sistem S-R baris depan ini DinKes Kab/kota bisa mencoba menggunakan sistem S-R berbasis sindrom yang diotomatisasi.
Simptom lebih mudah dideteksi dan diseragamkan. Anggota masyarakat yang ditugaskan dan petugas kesehatan mencontreng keluhan dan tanda yang terdaftar pada suatu kartu. Di samping masing-masing keluhan bisa ditambahkan istilah-istilah lokal yang lazim digunakan, dan di samping masing-masing tanda bisa ditambahkan gambar. Data kasus (dan data waktu, tempat dan ciri kependudukan) yang direkam pada kartu ini kemudian dimasukkan ke komputer oleh operator komputer Puskesmas. Pada kartu ini ditambahkan diagnosis kasus yang dibuat oleh dokter atau bidan (yang mungkin tidak didasarkan atas sindrom yang terekam di kartu). Di Puskesmas/rumah sakit dan sarana praktek swasta pencontrengan dan perekaman bisa langsung dilakukan pada komputer oleh perawat atau petugas yang sudah dilatih. Komputer juga bisa dilengkapi dengan piranti lunak yang mengandung algoritma yang memandu petugas untuk menanyakan keluhan/memeriksa tanda yang berikut dan yang menyimpulkan diagnosis atau diferensial diagnosis berdasarkan data sindrom yang terkumpul. Otomatisasi bisa dikembangkan lebih lanjut dengan mengatur komputer supaya mengirim data sindrom (dan diagnosis yang dibuat dokter/bidan) secara elektronik ke DinKes Kab/Kota setiap hari pada waktu yang telah disepakati. Komputer penampung data di DinKes mengandung piranti lunak yang secara otomatis mengolah data dan memperlihatkan diagram fluktuasi kombinasi keluhan dan tanda (dan kemungkinan diagnosis kasusnya) dan diagram/peta-tunjuk distribusi kasus.
Yang juga bisa memotivasi anggota masyarakat dan petugas kesehatan (termasuk dokter dan bidan praktek swasta) untuk mendeteksi dan melaporkan sindrom dan kasus ialah infromasi umpan balik tentang penggunaan data tersebut oleh Kepala DinKes dan PemDa Kab/Kota untuk pembuatan keputusan respons cepat dan respons terencana pengendalian penyakit. Informasi S-R untuk penyakit-penyakit prioritas bisa disebarluaskan melalui buletin elektronik. Surveilans sindromik dan otomatisasi surveilans bisa dikembangkan lebih lanjut untuk surveilans berbasis lab (kasus a-simptomatik dan kasus resiko tinggi).
